効率化の基本テクニック

書式設定(ユーザー定義)

表示形式の設定は、既定の書式で一般的な表示設定ができます。
しかし、ビジネス等でExcelを活用する際には、一般的な書式設定だけではできないこともたくさんあります。
ユーザー定義では、様々な書式設定を複合化したオリジナルな設定が可能になります。
セルの書式設定フォームを開く
数値の書式記号
日付の書式記号
時刻の書式記号

セルの書式設定フォームを開く

セルの書式設定のユーザー定義は、[セルの書式設定]フォームで実施します。
    ユーザー定義では、「書式記号」を使用してユーザーのオリジナルな書式を設定することが可能です。
    状況に応じて、文字の色を指定することも可能です。
    ただ、文字色の指定などは、条件付き書式の方がより複雑な設定ができるためここでは割愛します。
1 書式設定をしたいセルの範囲を選択します。
2 選択範囲を右クリックする⇒[セルの書式設定]を選択⇒[セルの書式設定]フォームが開く
      Excelの書式設定のユーザー定義
3 [表示形式]タブをクリック⇒分類リストの「ユーザー定義」を選択
4 種類の枠内に書式記号を入力する
    ⇒サンプルの枠内に、表示形式のサンプルが表示される。
5 [OK]をクリック

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数値の書式記号

数値の書式記号には、次の様な書式記号があります。

書式記号 説明
# 1桁の数字を示します。
# の数だけ桁数を指定(その有効桁数しか表示されない)
余分な 0 も表示されません。
0 1桁の数字を示します。
指定したゼロの桁数だけ常にゼロが表示されます。
? 固定幅フォントで数値の小数点を揃えるための表示形式です。
整数部と小数部の余分なゼロがスペースで表示されます。
? は桁数の異なる複数の小数を揃えて表示する場合に使います。

 整数の位に指定した桁数よりも入力した整数の位が多い場合は、すべての整数の位が表示されます。
 小数の位に指定した桁数よりも入力した小数の位が多い場合は、設定した桁数以下の位の数が四捨五入されます。

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書式設定を比較
    実際に書式記号でユーザー定義の設定をした場合は、どうなるか確認してみましょう。
    「0」と「#」の表示形式の違いについて、比較してみましょう。
        Excelの書式設定(ユーザー定義)の数値表示例

   次に 「?」の表示で、桁揃えがどういう風に表示されるのか、比較してみましょう。
        Excelの書式設定(ユーザー定義)の数値表示例2

書式設定で数値に単位や文字付加して表示
    表示形式(ユーザー定義)で単位を追加することで、数値に前書きを前置したり単位を付加し表示することができます。
    この場合、そのセルは数値データとして取り扱われます。
    そのため、計算も自由にできるのがこの方法の優れたところです。
    このテクニックをマスターできれば、単位付きの数字を計算ができないと諦めることはありません。
   

書式設定で数値に前書きを前置して表示
        「"金"#,##0"円也"」と書式設定すると⇒「12345」の値は、「金12,345円也」の様に表示されます。
        当然、「12345」という数値として取り扱われるため計算式でも使用可能です。

書式設定で数値を全角表示
    数値を全角表示する方法は、次の通りです。
        セルを選択右クリック[セルの書式設定][表示形式]タブ選択⇒分類のリストで[その他]を選択
         ⇒種類(T)のリストから[全角(12345)]を選択
    しかし、この方法では、他の書式設定と複合して使用することができません
    そこで、他の書式設定と複合して使用するために、ユーザー定義で全角表示する方法を紹介します。。
    他のユーザー定義の方法と同様「種類」の枠に「[dbnum3]」と数値の前に前置します。
        「[dbnum3]0」⇒「12345」と全角で表示されます。
        「[dbnum3]"金"#,##0"円也"」⇒「金12,345円也」と表示されます。
    また、日付(「2016/6/1」)を和暦の全角表示することもできます。
        「[dbnum3]ggge年m月d日」⇒「平成28年6月1日」と表示されます。
    他にも、漢数字、大字(旧字体)でも表示可能です。  
        「[dbnum1]0」⇒「一万二千三百四十五」
        「[dbnum2]0」⇒「壱萬弐阡参百四拾伍」
    他の表示方法と組み合わせて、複合的に使用できる点がユーザー設定の利点です。
    是非、いろいろな可能性を試してみて、できることの範囲を広げてください。
    当然、数値として取り扱われますので、計算で使用することも可能です。

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日付の書式記号

日付のデータは、1900年1月1日から何日目かを表した整数(シリアル値)で表されます。
    そのシリアル値を基に年・月・日・曜日を取得し表示しているのが、Excelユーザーが目にする日付データです。
    当然、日付データには、年・月・日・曜日を表す書式記号があります。



    <年の書式記号>


書式記号 説明
yy 西暦の下 2 桁を表示します。
yyyy 西暦を 4 桁で表示します。
e 年を年号を元に表示します。
ee 年を年号を元に 2 桁の数値で表示します。
g 元号をアルファベットの頭文字 (M、T、S、H) で表示します。
gg 元号を漢字の頭文字 (明、大、昭、平) で表示します。
ggg 元号を漢字 (明治、大正、昭和、平成) で表示します。

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    <月の書式記号>

書式記号 説明
m 月を表示します。
mm 1 桁の月には 0 をつけて 2 桁で表示します。
mmm 英語の月の頭文字 3 文字 (Jan~Dec) を表示します。
mmmm 英語の月 (January~December) を表示します。
mmmmm 英語の月の頭文字 (J~D) で表示します。
 

    <日の書式記号>

書式記号 説明
d 日にちを表示します。
dd 1 桁の日にちには 0 をつけて 2 桁で表示します。

    <曜日の書式記号>

書式記号 説明
ddd 英語の曜日の頭文字から 3 文字 (Sun~Sat) を表示します。
dddd 英語の曜日 (Sunday~Saturday) を表示します。
aaa 漢字で曜日の頭文字 (日~土) を表示します。
aaaa 漢字で曜日 (日曜日~土曜日) を表示します。

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曜日を表示するのに手で入力されている!?
    曜日は、日付データ(シリアル値)の表示書式のうちの一つです。
    ならば、日付のデータを書式設定で表示すれば、わざわざカレンダーと照合しながら曜日を入力していく必要はなくなります。
    日付データを工夫すれば、自動で曜日を表示させることも可能になります。

,Excelの書式設定(ユーザー定義(曜日))

値は同じでも、書式設定により見え方はこんなに違う!!
        5月1日の曜日のセルには、計算式で「2016/5/1」の日付データ(シリアル値:42491)が格納されています。
        書式設定で、
                「yyyy/m/d」                   ⇒    「2016/5/1」と表示
                「ggge"年"m"月"d"日"」    ⇒    「平成28年5月1日」と表示
                「aaa」                            ⇒    「日」と表示
        格納されている値はシリアル値で同じ値ですが、表示形式によって違う見え方をします。
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時刻の書式記号

時刻のデータの1時間は、1日を1とした「1」を24等分した小数(シリアル値)で表されます。
    1時間=1/24
    1分=1時間/60=(1/24)/60=1/(24*60)
    1秒=1分/60=1/(24*60)/60=1/(24*60*60)

   そのシリアル値を基に時・分・秒を取得し表示しているのが、Excelユーザーが目にする時刻データです。
    当然、日付データには、時・分・秒を表す書式記号があります。

<一般的な時刻の書式記号>
    時間は24時以上のシリアル値は、「1」を超えてしまいます。
        したがって、「h」の範囲は0~23の数値になります。
    分(「m」)と秒(「s」)の最大値は、「60」です。60を超えるとそれぞれ桁が繰り上がります。
        したがって、「m」と「s」の値は0~59の間の数値になります。

書式記号 説明
h 時刻 (0~23) を表示します。
hh 1 桁の時刻には 0 を付けて時刻 (00~23) を表示します。
m 分 (0~59) を表示します。
mm 1 桁の分は、0 を付けて分 (00~59) を表示します。
s 秒 (0~59) を表示します。
ss 1 桁の秒は 0 を付けて秒 (00~59) を表示します。
 

<最大値を超える場合の書式記号>
    基本的には、一般的な時刻の書式記号と同じです。
    唯一違うのは、最大値の値を超える時・分・秒を表示できるということです。

書式記号 説明
[h]:mm 24 時間を超える時間の合計を表示します。
[mm]:ss 60 分を超える分の合計を表示します。
[ss] 60 秒を超える秒の合計を表示します。
 

時刻の計算値には、誤差が生じる
    時刻のデータを計算式で使用する場合は、誤差が生じる可能性があることを認識したうえで使用してください。

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