効率化の基本テクニック

入力規則(リスト)

入力規則のリストとは
入力規則のリスト活用の利点
入力規則の設定方法
入力規則(リスト)の管理ポイント

入力規則のリストとは

  入力規則のリストとは入力規則の機能の一つで、文字を入力しなくてもリストから選択するだけでデータを入力できる機能を言います。
リストから選択入力を設定することができます。
 
     ・エラーメッセージ を表示することで、入力値を制限することができます。
     ・設定により、リストにないデータの入力も可能です。
状況に応じた動的なリストからデータを選択することができます。
     INDIRECT関数OFFSET関数を駆使することで可能
        例:   地方のセルに「
九州」と入力⇒県名のセルでは九州地方のリストが表示
                また、「東北」入力すると、「県」のセルでは東北地方のリストから選択できる様になります。
                詳しい方法は、別のページで詳しく紹介します。ページトップへ
                    Excel入力規則(リスト)

                    Excelの参照範囲を範囲名にする
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入力規則のリスト活用の利点

リストから選択できることから、入力の手間が省くことができる。
    入力に不慣れな人でも、直観的にデータを選択することでデータ入力できるありがたい機能です。
リストから選択することで、入力項目を制限することができる。
    想定外の入力をされた時、計算エラーの発生を防止することができます。
    社内・社外に対して、アンケートなどの回答してもらうのに活用できます。
入力時メッセージ・エラーメッセージなどで注意喚起をうながすことができる。
    不慣れな人にも優しい、ワークブックを作成できます。
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入力規則の設定方法

1 入力規則を設定したい範囲を選択する。   
2 [データ]タブ⇒[データツール]グループ⇒[データの入力規則]の▼をクリック⇒[データの入力規則(V)...]
3 [データの入力規則]フォームが開く⇒[設定]タブ⇒[入力値の種類]から「リスト」を選択
    Excelの入力規則(リスト)フォーム
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4 元の値に「=地方」と入力⇒[OK]をクリック⇒[データの入力規則]フォームが閉じる
    (北海道~九州までの範囲に「地方」と名前を設定してあるものとします。)
    Excelの範囲名
5 入力規則を設定したセルを選択する⇒右下の図の様にリストが表示されます。
       Excelの入力規則(リスト)結果
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入力規則(リスト)の管理ポイント

入力規則のリストの設定のタイミングは?
    データ入力を開始する前に、入力するだろうデータを想定して設定することをお勧めします。
参照用データは別シートで管理
    リストとして参照するデータは、参照用のデータを集めて特別なシートで管理した方が良いと思います。
    何故なら、データシートと同一シートに入力した場合は、不用意に参照データを削除したり行の挿入などで参照データを壊してしまう可能性があるからです。
参照用データには範囲名を付ける
    入力リストで使用する、範囲には一意の名前を付けておくことをお勧めします。
    (例:下の図では、「学部名」、「地方」、「北海道」・・・の範囲名を設定しています。)
    Excelの参照範囲を範囲名にする
    参照用データは、絶対参照で使用することがほとんどです。
    範囲名を設定しておけば絶対参照で取り扱われるため、計算式を設定する際に参照方法で悩むことを回避できるからです。
    また、この様な参照範囲は複数な個所で使用される機会が増えます。
    そんな時、一意の範囲名を付けておくことにより計算式の中で、計算が理解しやすくなる利点があることも理由の一つです。
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