Excelあるある  

 実際に経験した、Excelに関する失敗談やよく受ける相談について書いてみました。
 永く仕事をされてきた人ほど、要改善事項に気付かずに作業を継続されている様です。
 このサイトを見て、要改善事項に気付いてもらえれば幸いです。

 電卓で計算した結果をExcelに入力(-_-;)
  全角で数字を入力しても半角になってしまう(-_-;)
  セル内の改行や文字の配置は、[スペース]キーで行う(-_-;)
 ディスプレイでは正しく表示するのに、印刷すると文字が表示しきれない (-_-;)
 計算式を全て手作業で入力 (-_-;)
 条件付き書式じゃできないの (・_・;)?
 数値と単位のセルを分けて入力・計算 (*^^)v
 日付のセルと文字を連結すると、見たことがない数字が表示された(-_-;)
 小数や時刻の集計をする際に、誤差が生じることがある(・_・;)

電卓で計算した結果をExcelに入力(-_-;)  

 1か月分の集計作業の一幕でした。
表の縦横の集計を、電卓でされていました。
計算が合わないのか、首を傾げながら計算です。
その後、Excelに入力して資料として作業が完了です。
その時間、約1時間(・_・;)
 Excelについて、誤った認識をされている方にありがちな光景です。

 Excelに入力するならば、電卓の作業は一切不要な時間です。

見かねたので、計算式を設定し

「あとは、データだけを入力すれば計算はしてくれますよ。」
と言ったら、とても喜んでおられました。
その礼として、缶コーヒーを1本ゲットしました。
計算式を設定したのを忘れたのか?
電卓で確認しないと安心できないのか?
次の月も同様の作業をされていました(・_・;)

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Excelでできること

   

全角で数字を入力しても半角になってしまう (-_-;)   

 「全角で数字を表示したくて、全角で入力すると半角の表示になってしまう。」という相談をよく受けます。
 それは、Excelでは数字が入力された場合は、数値データとしてとりあつかわれることが原因です。
 数値データの場合、半角・右詰めの表示形式が既定となっています。
 これと同じような現象で、割り算のつもりで「6/15」と入力すると、Excelが自動的に日付データであると判断し日付の表示となります。
 また、数値の書式設定されたセルに、日付を入力したつもりで、シリアル値が数字の状態で表示されたりすることも混乱の原因となっているようです。
Excelで数字を全角で入力しても半角になってしまう 
全角で数字を表示する方法
 全角で数字を表示する方法には、大きく二つの方法があります。
1 データのタイプを「文字列」にする方法
    セルの値を計算する必要がない場合、この方法が向いています。
 方法1:
     セルの書式設定⇒表示形式タブ選択⇒分類のリストで「文字列」を選択⇒全角で数値を入力
  方法2:
  全角数字の前に「'(シングルコーテーション)」([Shift]キー+「7」キー)を前置入力する。
  例:「’105」と入力すると、文字列として全角数字が表示されます。  
2 数値データを全角表示に表示形式を設定する方法
    セルの値を計算で使用したい場合、この方法が有効です。
    セルの書式設定⇒表示形式タブ選択⇒分類のリストで「その他」を選択
 ⇒種類(T)のリストから「全角(12345)」を選択

追記:計算結果を全角数字で表示したい場合も、数値を全角表示の方法が有効です。
        一度試してみてくださいl。(*^^)v

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セル内の改行や文字の配置は、[スペース]キーで行う(-_-;)

 Excelを初めたばかりの人が、[スペース]キーでセル内の配置を調整されているものを見かけます。
 また、[スペース]キーを数回押して、改行されているのも見かける光景です。
 [スペース]キーで調整する場合は、フォントの種類や状況の変化で変更の機会が度々訪れます。
<改善点>
 以下の方法で、何れも改善することが可能です。
 文字の配置⇒セルの書式設定には、「文字の配置」の機能
 セル内改行⇒[Alt]キー+[Enter]キーで改行できる
Excelのセル内での文字配置 

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ディスプレイでは正しく表示するのに、印刷すると文字が表示しきれない

 これは、Excelを扱う方の殆どの方が体験されたのではないでしょうか?
 この症状は、画面とプリンタの解像度の違い、物理的なサイズや使用されるフォントの違いの為に生じる現象だそうです 。
 完全に解決できる方法は、いろんな資料を見ても載っていませんでした。
 いろんな方法を、組み合わせてどれだけ自分の思惑に近づけるかというところで妥協するしかなさそうです。
<改善点>
 何れの方法も直接的な改善方法ではありません。
 何れか自分の環境に近い方法で工夫するしかなさそうです。
印刷前に印刷プビューで確認
 根本的な解決にはなりませんが、印刷をする前に不具合に気が付くことができます。
余裕を持たせてページ区切、セルの幅/高さを設定
縮小して全体を表示
 文字が小さすぎて読めなくなる可能性ができきます。
列幅の自動調整
 列幅を自動調整すれば、調整後のセルが広くなりページ内に収まらない可能性がでてきます。 

折り返して全体を表示
 自動改行の場合は、折り返した時に行方向の文字が切れる可能性があります。
Pフォントをやめて、 固定フォント に切り替える
 固定フォントに切り替えれば、見た目に近い印刷ができます。
 しかし、Pフォントに比較し、文字幅が広くなるため表示文字数が少なくなります。
<語句の表現>
Pフォント
 プロポーショナルフォント:MS Pゴシック/MS P明朝
固定フォント
 固定ピッチフォント:MS ゴシック/MS 明朝
Excelセルではみ出して印刷

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計算式を全て手作業入力 (-_-;)

これは、参照方法をまだ使いこなせていなかった頃の自分の体験です。
何とかコピペで計算式を完成させようと努力をしたものの、なかなかうまくいきませんでした。
「片方を立てれば反対側が立たず・・。」の繰り返しで、結局「これってできないんだ」と諦めてしまいました。
どうしようもなくて、ベースになる計算式をコピペで一旦貼り付けておいて、計算式の一部を修正するというやり方で計算式を作っていました。
1日かけて完成させたつもりでも、どこかにバグがあったりエラーが発生すると、やり直しの連続です。
結局まともに動作するまでに、1週間以上掛った様に記憶しています。
今思えば、参照方法をマスターできれば、あんなに苦労することはなかったのにと反省です。
Excelの計算式は手作業で入力 

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条件付き書式じゃできないの?

   

 条件付き書式でできるのではないかと思える様な事を、手作業で実施されているのを見かけます。
    ある条件に一致したデータのセル・行を書式設定(塗りつぶし・文字色)を手作業で実施されていました。
例:ある期間中の、非会員のデータ行を灰色で塗りつぶすなど・・・。
    データ量は、1000件程度で1件ずつ作業するのは、大変だと感じる量でした。
    「条件付き書式なら簡単にできますよ。」と話したところ、
    「行単位で、条件付き書式を設定するのは無理だ」と言って、塗りつぶす作業を続けておられました。
    その方は、独学でExcelを学習されている方で、Excelのこととなると他者のアドバイスは一切聞こうとされません。
     しかし、毎回・毎回その作業を実施するとなると大変な作業だと推測します。
条件付き書式 
 
本当に、条件付き書式ではできないのでしょうか?
    条件式で複合参照を使ってみる工夫があれば、行単位の塗りつぶしも可能です。
    条件付き書式の設定さえできていれば、条件の値が変更になっても自動で書式は変わります。
    条件付き書式ではできないと諦めてしまい、手作業で実施する時間と労力無駄だと思いませんか?

    追求すると、不可能だと思っていたことも可能になるかも知れません。
    できないと諦めないで、工夫してみてください。 
複合参照で、行単位の書式設定もOK 

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数値と単位のセルを分けて入力・計算 (*^^)v

Excelの性質上、
・数値に単位を付けると文字列扱いになってしまいます。
・文字列は計算の対象になりません。
時々、計算できないという理由から、数値と単位のセルを分けて入力されているのを見かけます。
実は、セルの書式設定(ユーザー定義)で「0個」と入力すれば
  ⇒その書式設定されたセルに「15」と入力
  ⇒「15個」と表示されます。
  ⇒しかも、計算も可能です。
単位表示
<類似例>
計算結果を全角で表示したい。また、漢数字で表示したい。
しかし、Excelの以下のルールが邪魔しできないと諦めていた。
・数値は文字列にしなければ全角にならない。
・文字列は計算できない。
⇒したがって、諦めていた。
しかし、この場合もセルの書式設定(ユーザー定義)で解決することができます。
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日付のセルと文字を連結すると、見たことがない数字が表示された(-_-;)

シート上に入力されている、日付データセルと文字列を連結すると、見たことがない数字が表示される。
    「何故だろう?」と、よく質問されます。(下図は、表示例です。)
        Excelにシリアル値が表示
    見たことがない数字が表示されているのは、参照元のセルのシリアル値が表示されているからです。
    日付データはシリアル値が本来の値ですから、整数が表示されるのもしょうがないところです。
Excelでセルを連結すると表示が変
 
  では、どうすれば日付の表示ができるのでしょうか。
    B6セルの値を日付の表示にすれば、目指すことができます。
    その場合、TEXT関数を使用します。
       「B6」を 「TEXT(B6,"m月d日")」とすることにより、日付の表示にすることができます。
        Excelに日付文字を表示
ExcelのTEXT関数なら大丈夫
 
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小数や時刻の集計をする際に、誤差が生じることがある(・_・;)

料金を集計する際に、小数値が出ることがあります。
書式の設定のみで小数以下を表示しないように設定した場合、実際の合計と誤差が生じることがあります。
集計した金額と実際の金額が一致せず、原因を追究していくとこの誤差が原因だったことがありました。
料金(金銭)の計算の場合は、
  ×書式の設定で小数以下を表示しなくすると誤差の原因
  ○ROUND関数などで数値自体を加工すべき
小数値の誤差

注意:成績分析のためのデータ等は逆に、セルの書式設定で表示した方が適していると考えられます。
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