Excelステップアップ講座の趣旨

無駄解消の実践テクニック紹介!!

  「Excelで仕事をするぞ!!」と、意気込んでみたものの、機能を覚えることで安心していませんか?
 機能を覚えただけでは仕事に活かすことはできません。
 覚えたての作業には多くの無駄が潜んでいます。
 その無駄を改善するためには、よく似た事例を参考に学習していくことが早道です。
 「ステップアップ講座」では、よくありそうな事例と絡めて、実践テクニックを紹介してまいります。

Excelは操作方法より理論的に理解せよ 

理想のワークブックとは ?

合理的/効率的
 ・機能ごとにシートを分類
 ・データを一元的に活用できる
 ・汎用性が高い(使いまわしが可能)
 ・メンテナンスが容易(可能なものは計算式で!)
信頼性が高い
 ・エラー対策が万全である
 ・Excelに不慣れな人でも作業できる
 ・操作ミスにも対応できる

Excelの効率性追求

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計算式を重視

・計算式は、計算結果を表示するだけではない
    条件付書式で該当セルを強調表示も可能です。
 値に応じて変化する入力リストの活用も可能です。
 件数に応じて範囲が変化する範囲名の定義も可能です。
・メンテナンスが容易であることが重要!!
 計算式の設定は、コピペで完成できるのが理想です。
 そんな計算式なら、作業量は大幅に削減できます。
 計算式は一度入力すれば終わりではありません。
・計算式を駆使すれば動的処理を可能に!!
   動的処理を可能にしててくれるのは、OFFSET関数や
 INDIRECT関数
・計算式の合理性を支えるのは参照方法
 参照方法には、相対参照/絶対参照/複合参照
 効率性を追求するなら、最も覚えて欲しい知識の一つ
・日付データ(シリアル値)の有効活用
 日付データは計算式で活用!
 表示は書式で整える!
 というのが、日付データの合理的な活用方法です。
Excelの計算式は、多種多様

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計算式は、計算結果を表示するだけではない
計算式は、条件付き書式・入力規則・範囲の名前定義などでも効率よい設定を可能にしてくれます。

これまで、不可能だとあきらめていたことが可能になる、魔法の様な技術も身に付けることも可能です。

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      計算式は万能
メンテナンスが容易であることが重要!!
Excelをビジネスで活用すると
計算式は一度設定すれば終わりではない
計算式に変更を強いられることもある
複雑な計算式の修正には、膨大な労力を要する
 だからこそ、効率的で明解でなければなりません。

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    入力しなおし
計算式を駆使すれば動的処理を可能に!!

 普通の入力規則(リスト)では、右図の様な事は不可能です。しかし、OFFSET関数またはINDIRECT関数を使えば可能にしてくれます。
 この様に、状況に応じて環境や処理が変わることを動的と言います。また逆に、環境や処理が固定していることを静的と言います。
 関数で参照先を変更できるならば、プログラムができなくても動的な処理を可能にしてくれます。
 どうですか、できることの可能性を感じませんか? 
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Excelで動的処理
計算式の合理性を支えるのは参照方法
コピペで完成する「理想の計算式」は、
 参照方法(相対・絶対・複合参照)を適切に使用することで実現することが可能です。
参照方法を上手に使い分けできるなら、
 これまで数時間かけて入力していた作業が、数分で完了ということもあります。

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Excelは計算式が重要   
日付データ(シリアル値)の有効活用
 日付データは関数で活用すると、便利な機能です。  
 曜日の入力・カレンダー作成を手作業でされているのをよく見かけます。
 日付関数を使えば、それらの多くは自動化が可能です。勤務計画など、使用機会が増えるはずです。

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Excelの日付関数の活用